Новости/Новости партнеров

Как провести вечеринку онлайн? Советы от организаторов Душевного Bazar’a

Благотворительный фестиваль Душевный Bazar каждый год объединяет тысячи неравнодушных москвичей, которые хотят популяризировать благотворительность и волонтерство среди горожан.

Руководитель проекта и исполнительный директор D-Group.Social Инга Моисеева и технический директор Душевного Bazar’a Светлана Кожевникова поделились с нами секретами организации самого крупного благотворительного события в стране и рассказали, как можно организовать мероприятие онлайн. Эти советы пригодятся как тем, кто хочет организовать небольшую вечеринку по случаю дня рождения, так и тем, кому необходимо провести виртуально крупное корпоративное мероприятие.

1

«Ммм, вечеринка! Такое мероприятие всегда ассоциируется с радостью, развлечениями, отдыхом, весёлым и интересным общением, вкусной едой и напитками, с нарядными людьми. А ещё, пожалуй, с различными площадками – ресторан, клуб, квартира, красивая поляна… То есть, вечеринка – это про эмоции, удовольствие и любопытные визуальные образы. Онлайн-пространство вполне для этого подходит. Тем более, что алгоритмы и правила организации события не сильно отличаются от офлайновых», — рассказывает Светлана Кожевникова.

Итак, вы решились на этот эксперимент? Отличная идея! Вот несколько пунктов, которые стоит учесть, чтобы ваш опыт был успешным и вдохновляющим.

2

Разделим все рекомендации на четыре блока: планирование, подготовка, реализация, завершение проекта. Да, будем говорить об онлайн-вечеринке как о проекте.

3

Все начинается с планирования

Неважно, будете вы делать мероприятие самостоятельно или пригласите на помощь организатора.

Сделайте бриф. Он структурирует ваши потребности, запросы, ожидания, задачи. Тогда и мозговой штурм, и любое обсуждение с творческой группой будут продуктивными.

4

Итак, на какие вопросы Вы должны ответить?

  • Для чего она? Какие цели вы преследуете, что привело вас к идее о вечеринке?
  • Для кого она? Кто ваша целевая аудитория? Сколько людей вы ожидаете? Что это за люди: пол, возраст, профессия, статус (друзья, коллеги, партнёры, клиенты, спонсоры)?
  • Какой результат вас обрадует? Обязательно зафиксируйте количественные и качественные показатели (KPI).

Например, 10 тысяч рублей пожертвований и 25 гостей, а также 80% позитивных откликов в социальных сетях и 50% участников, которые запомнят новый слоган вашей программы и будут его транслировать через разные каналы коммуникации.

  • Какими вам видятся формат и контент? Но будьте готовы к изменениям!
  • Какая атмосфера должна быть создана? Каков образ идеальной вечеринки в вашем представлении?
  • Когда должно состояться мероприятие, какова его продолжительность?
  • Каков бюджет?

Планируете ли вы покрыть собственные расходы за счет пожертвований или за счет привлечение партнера? Если второе, то чем вы можете заинтересовать потенциального спонсора?

Помните, что фандрайзеры считают эффективным мероприятие, когда на одну единицу затрат приходится четыре единицы дохода. То есть, чтобы получить 10 тысяч рублей, бюджет не должен превышать 2,5 тысячи рублей. Речь не только о прямых затратах, но и об эквиваленте стоимости всех ресурсов, включая время волонтёров.

Если цель — не фандрайзинг, а привлечение внимания к теме или к одной из ваших благотворительных программ, то соотношение бюджета и результата может быть 1:1.

В редких случаях 1:0, если вы очень четко представляете, как это капитализируется в течение года.

  • Кто отвечает за вечеринку? Вы, ваш партнер или подрядчик — кто именно будет отвечать за достижение планируемого результата?
  • Из кого состоит команда по организации вечеринки — с кем вы будете творить и как распределите зоны ответственности?
  • Планируете ли приглашать звёздных гостей и на каких условиях?
  • Будете ли продвигать мероприятие? Или это камерная встреча, и все гости придут по приглашениям (лендинг, рассылка, соцсети)?
  • Как Вы планируете освещать мероприятие в интернете, нужно ли это вообще?
  • Как будете фиксировать результаты на разных этапах работ, координировать команду (например, доска Trello на этапе организации и Google-таблица для фиксации KPI)?

Внушительный список, согласны?

И ключевой вопрос на этапе планирования — стоит ли игра свеч?

Не выйдет ли так, что затраты превысят потенциальный общий сбор? Возможно, именно на этом этапе стоит отказаться от такого формата.

Но, если вы уверены в успехе, то переходите ко второму этапу — подготовка вечеринки.

Устройте мозговой штурм и докрутите идею до лучшего варианта.

Ответы на вопросы брифа помогут вам вовлечь участников и команду: четкое разграничение задач и желаемых результатов даёт понимание каждому, чем он может быть полезен, что получит для себя в этом проекте.

5

Подготовка «от и до»

Концепция. Если Вам понятна цель и вы хорошо понимаете вашу аудиторию, то разработать концепцию несложно. Ориентируйтесь на:

  1. интересы и культурные ценности аудитории;
  2. степень знакомства участников друг с другом;
  3. опыт вашего взаимодействия с участниками;
  4. событийные тренды;
  5. общие настроения в обществе и в отдельных его группах

(например, коронакризис  — повод отвлечь аудиторию от насущных трудностей и сделать вечеринку вдохновляющим и наполняющим радостью событием, но постарайтесь не упоминать лишний раз о том, что вызывает неприятные ассоциации).

В онлайне прогадать с концепцией – равно провалить, мероприятие. Здесь гораздо сложнее удерживать интерес и внимание, мотивировать к участию, сохранять атмосферу.

Если вы не сориентировались на аудиторию, люди могут просто не прийти, потому что уйти с онлайн-вечеринки, не дождавшись финала, воспитанному человеку непросто – в толпе не затеряться, особенно, если вы приглашаете 10-15 человек.

Концепция должна быть любопытной, неожиданной, но понятной. Она продиктует контент, точное название вечеринки и хештег для продвижения в соцсетях.

Формат. Выбирайте с учётом интересов аудитории, вашего бюджета, количества участников, времени на подготовку. Вот, что мы вспомнили навскидку.

  • благотворительный ужин/завтрак;
  • музыкальный вечер;
  • литературное кафе/литературная гостиная;
  • аукцион;
  • пижамная вечеринка;
  • тематическая вечеринка (если вы планируете перевести свою традиционную офлайновую вечеринку в онлайн или придумали отличную тему для разового или регулярного мероприятия – учитывайте, что тема должна обрамлять всё мероприятие и проявляться в его деталях);
  • дегустация вин с приглашённым сомелье;
  • арт-вечеринка (например, рисование картин или создание икебан);
  • модная/стильная вечеринка (с приглашёнными экспертами по стилю и визажу);
  • зож/бьюти вечеринка (с приглашёнными экспертами по уходу за собой, питанию, спортивным активностям);
  • девичник/мальчишник;
  • закрытый клуб (по мотивам элитарных деловых клубов);
  • коктейльная вечеринка.

Всё это можно реализовать в онлайне и даже с разделением на группы по интересам в тех активностях, которые вы внесёте в программу, просто это важно учесть в сценарии и тайминге, грамотно промодерировать.

 Активности. Приведём базовый список, остальное ограничивается только вашим воображением и возможностями:

  • Знакомство. Придумайте заранее, как вы будете представлять гостей друг другу. Например, коротко расскажите историю вашего знакомства, и пусть участник сделает в ответ то же самое. Или задайте тему: «Моё жизненное кредо», «История, которая точно демонстрирует мои главные качества», «Моя самая смешная история», «Я здесь, потому что».

Очень важно опаздывающих гостей тоже представить, чтобы ввести их в контекст и обратить внимание аудитории на нового участника, особенно если компания небольшая.

  • мастер-классы (кулинарный, кондитерский, флористический, художественный, вокальный, танцевальный, по красоте, здоровью и стилю, по приготовлению коктейлей);
  • розыгрыш;
  • создание коллажей;
  • настольные и не настольные игры (те же фанты);
  • выступление кавер-групп;
  • живое общение (чтобы никто не выпал из беседы, можно заранее составить список тем и предлагать их к обсуждению; или задать тему для обсуждения и раскрывать её через личные или профессиональные истории участников, когда они по очереди будут что-то рассказывать, а слушатели — комментировать или задавать вопросы, давать эмоциональные отклики);
  • вручение подарков, если мероприятие посвящено празднику (День рождения, например).

Площадка. Рекомендуем ZOOM по нескольким причинам:

  • За время самоизоляции большинство людей освоили эту платформу для конференций

Чем больше комфорта для пользователей вы создадите, чем быстрее они сообразят, как взаимодействовать в этом пространстве, тем скорее возникнет нужная вам атмосфера и вовлеченность в процессы.

  • Есть возможности для групповой работы, если этого потребуют ваши активности.
  • Бесплатная версия ограничена в функционале и даёт возможность непрерывно использовать площадку не более 40 минут. Но если у вас нет потребности в частом использовании ZOOM и расходы на покупку платной версии Вы считаете неоправданными, наверняка, кто-то из ваших партнёров сможет уступить права администратора на организацию одной вечеринки.
  • Опыт участия и организации разноформатных встреч в ZOOM позволяет говорить об этой площадке как об обеспечивающий хорошее качество трансляции.
  • Если вы не будете привлекать организатора для вашего события, то легко сможете сами освоить платформу или найти помощника, который захочет поддержать вашу инициативу, так как многие уже прошли разные обучения и получили личный опыт управления ZOOM-конференциями.
  • Возможна запись мероприятия. Но заранее согласуйте с гостями это намерение. Не всегда сохранение историй про неформальное общение уместно, особенно если вы приглашали статусных гостей.

Организационные моменты.

  • Программа.

Составьте чёткий план по всем активностям и обсудите с исполнителями (вашими подрядчиками) все риски по выходу из тайминга.

Убедитесь, что у подрядчика есть опыт работы в онлайн-мероприятиях и он качественно подготовился к трансляции (например, если это кулинарный мастер-класс, попросите шеф-повара показать помещение, где он будет готовить; обсудите, во что он будет одет; может ли он рекламировать свои услуги или свой ресторан после завершения мастер-класса; какими техническими устройствами он будет пользоваться).

По каждой активности у вас должен быть исчерпывающий список ответов от подрядчика. А если вы выбрали формат, предполагающий еду и напитки, заранее обсудите с гостями меню или хотя бы познакомьте с ним.

Если каждый гость сам обеспечивает свой «банкет», убедитесь, что все правильно поняли задачу и побеспокоятся об этом заранее. Иначе кто-то придёт красивый и будет в кадре с бокалом просекко, а кто-то будет только красивый.

  • Приглашение гостей и анонсирование события.

Подумайте об этом заранее. Вы можете сделать лендинг мероприятия и через него обеспечить знакомство гостей с событием. Это особенно актуально, если предполагается дресс-код или требуется подготовка к вечеринке (например, придумать подарок для кого-то из участников и отправить его до встречи).

Будете ли вы делать платный вход? Воспользуетесь регистрацией через TimePad? Возможно, вы захотите сделать рассылку с именными электронными приглашениями, тогда заложите время на разработку дизайна. А бумажные приглашения, отправленные с курьером, могут добавить значимости событию, напомнить о традициях офлайновых вечеринок, подчеркнуть важность присутствия этого гостя на мероприятии.

Вы можете использовать мессенджеры для ответов на вопросы участников, напоминаний, дополнительных комментариев по концепции вечеринки, а также для знакомства участников между собой.

Важно: если вы создаёте чат, назначьте ответственного за общение в нём. Если не готовы тратить на это время, лучше не беритесь за эту затею. Иначе можете испортить впечатление о себе как об организаторе ещё на стадии подготовки.

  • Репетиция. Для онлайна это очень важная часть этапа подготовки.

Важно, чтобы все подрядчики были скоординированы, ведущий понимал логику происходящего и заранее мог продумать альтернативные действия во время вечеринки.

И технические возможности площадки, и техника подрядчиков должны быть протестированы заранее.

Не пожалейте на это времени.

  • Если вы никогда не проводили мероприятие сами или не участвовали в онлайн событиях, то вам стоит обратиться за помощью, собрать команду.

Коммуникация с гостями. Кто-то должен отвечать за взаимодействие с потенциальными участниками на этапе приглашения и непосредственно в процессе мероприятия.

Возможно, вы будете собирать обратную связь после. А некоторые активности могут потребовать доставки волшебных коробок с необходимым реквизитом/едой/напитками до начала вечеринки. Или по её итогам вы будет отправлять призы и подарки. Это большая работа.

Техническое сопровождение. Это человек, который дружит с ZOOM или другой выбранной вами платформой.

Модерирование вечеринки. В онлайне комфорт каждого участника обеспечивает именно модератор. Здесь у гостей нет возможности отойти в сторону. Или встретившись взглядами со знакомым, уединиться с ним в тот же момент для приватной беседы за коктейлем.  Не допустите, чтобы ваш гость в какой-то момент задался вопросом «Что я здесь делаю?», почувствовал себя лишним.

Модератор обеспечивает сопровождение мероприятия, контролирует тайминг, корректирует программу, если вдруг по каким-то причинам что-то пошло не так. Транслирует правила участия и контролирует их соблюдение.

Ведущий. Хорошо, если аудитория с ним знакома, а он знаком с аудиторией, особенно если это небольшая вечеринка. Так коммуникация сразу станет живой, гости быстрее адаптируются и меньше будут стесняться, если не все друг с другом знакомы заранее.

Не пытайтесь взять все роли на себя. Это и в офлайне  — плохая идея, а онлайн пока не самая привычная история, не всем он близок. Коммуникация в нём выстраивается иначе. Плюс технические нюансы, которые требуют отдельного внимания.

Если Вы плохо знаете свой дом, то даже ваше гостеприимство не гарантирует комфорта гостям.

6

Сейчас эта мысль звучит особенно остро, а тему можно развернуть в очень вдохновляющие и поддерживающие события.

7

Какие задачи мы можем решить через такой посыл?

  1. Например, собрать хорошие вещи для нуждающихся. Сейчас многие разбирают шкафы и раздумывают, оставить неношеную одежду до лучших времён (когда похудею) или отдать кому-то, а может, вообще выбросить.
  2. А может, кто-то сидит без дела и грустит, потому что работа встала и сейчас сложно найти себе применение. Возможно, получится заинтересовать  волонтёрской деятельностью.
  3. Вдруг кто-то давно хотел попробовать себя в новой профессии, или является экспертом, но не заявляет о себе. Пригласите его в качестве спикера, ведущего мастер-класса на ваших мероприятиях.
  4. Кажется, тут хорошее поле для аукциона.
  5. Многие думают, что радоваться будут позже, когда вернуться добрые времена. А может, уже сейчас можно быть счастливым, объединяясь вокруг благотворительной инициативы?

Как мы будем создавать атмосферу и как атмосферой поддержим концепцию?

  1. Попросим гостей «прийти» на вечеринку в одежде, которую надевают по особым случаям или купили до самоизоляции, потому что планировали какое-то мероприятие, но оно отменилось, а наряд остался невостребованным.
  2. Пусть каждый участник сервирует свой стол любимыми приборами и самыми красивыми тарелками. Тот самый сервиз, который достают, когда приходят гости.
  3. Если у кого-то есть поучительная история про отложенную жизнь, будет здорово, если гость поделится этой историей на вечеринке. И вообще интересно, что каждый участник думает об этом. Будет, что обсудить. Потом можно написать целую статью или сделать цикл публикаций в ваших соцсетях на эту актуальную тему.
  4. Конечно, у кого-то есть любимое блюдо, которое готовится редко, потому что ассоциируется с особыми случаями. Конечно, у каждого есть фантазия о том, что ему хотелось бы попробовать или научиться готовить. Можно обсудить это до вечеринки, в чате. А потом использовать эту информации для организации ужина.
  5. Если у Вас небольшой бюджет и каждый участник готовит свой «банкет» самостоятельно, то вечеринка – как раз тот особый случай, чтобы съесть или попробовать приготовить то, о чём давно мечталось.
  6. Также можно поступить с новым опытом развлечений. Никогда не рисовали? Никогда не готовили зефир? Всегда хотели обрести свой стиль в одежде, но ничего в этом не понимаете? И.т.д.
  7. Можно подумать о секретном госте, который по -своему интересен всем участникам. Сделайте сюрприз. Покажите, что удивляться и радоваться можно каждый день.
  8. Сделайте красивые приглашения (электронные или бумажные), напишите в них, что рады знакомству и встрече здесь и сейчас.
  9. Позовите тех, с кем давно не встречались или кто никак не мог попасть на Ваши офлайновые мероприятия.

Какой формат и какие активности подойдут под такую концепцию?

  • Люди склонны откладывать на потом встречи, мечты, радости, отдых. Давайте позовём гостей на Благотворительный ужин. Обязательно с шампанским!
  • Дамам можно заранее отправить букеты цветов. Но лучше за день до вечеринки. Во-первых, это неожиданно и очень приятно. Во-вторых, это несёт в себе идею, что каждый день может быть особенным, а радость мы создаём себе сами. В-третьих, это будет оригинальным напоминанием о грядущей встрече.
  • Будем нарядными. Красиво накроем стол. Вкусно накормим интересными или любимыми блюдами.
  • Возможно, проведём небольшой мастер-класс от шеф-кондитера по приготовлению несложного десерта, который сотворим вместе. Если у вас будет возможность доставить ингредиенты и инвентарь для приготовления десерта каждому гостю в волшебной коробке, это добавит магии и восторга: тогда все будут замотивированы участвовать, и эта включенность в творческий процесс объединит гостей, привнесёт особую энергетику в онлайн-пространство.
  • Или продегустируем вино в сопровождении сомелье. Наборы для дегустации, конечно, нужно направить участникам заранее.
  • Хорошо в этот контекст впишется аукцион с заранее собранными лотами. Их можно анонсировать на лендинге мероприятия.
  • Послушаем хорошую музыку в живом исполнении кавер-группы и потанцуем.
  • Пообщаемся на тему вечеринки, расскажем истории, поделимся мыслями.

Вот так примерно и рождается концепция, и вы наверняка уже навскидку понимаете, сколько это может стоить, кто может помочь с организацией и далее по списку, который мы привели выше.

И, если игра стоит свеч, то мы желаем вам удачи и отличных результатов вашей благотворительной вечеринки!

8

Переходим к реализации

Если вы чётко следовали рекомендациям и на этапе подготовки не пренебрегли важными деталями, то даже будучи организатором вечеринки, вы будете отдыхать на ней наравне с другими гостями. Ну, почти.

  1. Вы должны прийти первым вместе со своей командой. Встречать гостей должен хозяин.
  2. Продумайте момент встречи и сбора гостей. Здорово, если Вы заранее обсудите с участниками аперитив. И при входе на площадку, приветствуя друг друга, например, будете поднимать бокалы, приближать их монитору, имитируя «чин-чин».
  3. Не отступайте от тайминга. Заранее сообщите гостям, что временные границы будете соблюдать жёстко. В онлайне усталость наступает быстрее. И если в момент вечеринки Ваш гость физически находится в своей квартире, то, наверняка, у него есть ограничения и обязательства перед членами семьи. Начинайте вовремя, даже если не все в сборе.
  4. Начните с приветственной речи.
  5. В начале вечеринки сообщите гостям правила коммуникации и взаимодействия. К кому они должны обращаться за технической помощью. Должны ли предупредить и как о своём выходе из встречи. Нужно ли выключать микрофоны. Если предполагается групповая работа, как технически вы будете это осуществлять. Познакомьте с ведущим и вашей командой.
  6. Наслаждайтесь вашей онлайн-вечеринкой!
  7. Завершите мероприятие обращением к гостям, чтобы ни у кого не было сомнений, что встреча подошла к концу. Оставьте 10 минут для участников на возможность поблагодарить вас. Наверняка, им захочется поделиться эмоциями и впечатлениями, «обнять» Вас или «пожать руку».

9

Занавес опущен. Завершение проекта.

 Тут , мы уверены, ничего для вас нового.

  1. Обязательно поблагодарите всех, кто участвовал и помогал организовывать встречу. Если масштаб вечеринки был невелик, то вместе со «спасибо» всем заинтересованным лучше сообщить о результатах, которых вы вместе добились.
  2. Расскажите о формате широкой аудитории — на вашем сайте, на страницах в социальных сетях. Возможно, те, кто побоялись прийти на первую экспериментальную вечеринку, захотят прийти на вторую, прочитав или просмотрев видео о том, как захватывающе это было.
  3. Завершите работу по всем документам проекта: подбейте бюджет, заполнив колонку с фактическими расходами, зафиксируйте сумму пожертвований, в течение нескольких дней отследите эффект от участия (отзывы, интерес со стороны дружественных СМИ или волонтёров).
  4. Примите решение: будете ли периодически повторять такие мероприятия, или опыт был хорошим, но стоит искать другие форматы.

Узнать больше о проекте Душевный Bazar можно на нашем официальном сайте. Еще больше онлайн-активностей на портале добрых дел «Я — дома».

Материал подготовлен командой D-Group.Events и D-Group.Social, бессменными организаторами Душевного Bazar’a  с 2010 года, совместно с пресс-службой Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы.

Посмотреть и скачать презентацию целиком можно ЗДЕСЬ.